janotka.cz

Účtování

 

Hlavní ideou našeho systému podvojného účetnictví je rozdělení zápisů dle druhů dokladů do jednotlivých deníků. Do centrálního účetního deníku můžeme zapisovat přímo ty účetní operace, u kterých není vazba na specializované deníky. Specifické doklady se zapisují dle druhu do jednotlivých specializovaných deníků. Záznamy obsažené ve speciálním deníku se po “zaúčtování” promítnou do centrálního účetního deníku.

Účetní deník

Do účetního deníku tedy zapisujeme účetní operace, které nemají vazbu přes doklad na nějaký specializovaný deník. Po spuštění funkce se objeví vstupní formulář (viz.obr.6) s typickým spodním menu (Přidej-Najdi-Vypiš-Filtruj-Rozpis řádků-Tiskni-Konec).


Obr.6 Formulář – centrální účetní deník

V případě vkládání nových záznamů do deníku (funkce Přidej) musíme nejprve zadat účetní případ. Pokud tento případ vybereme z nabídky pomocí F3, automaticky se do rozpisu vyplní texty předdefinovaných účetních operací se souvztažnými účty.

Pozn.: Do jednoho formuláře můžeme “natáhnout” více účetních případů. Pokud se nám totiž předpis pro jeden případ nevejde na jednu definici, můžeme nadefinovat pokračování na další případ a oba pak vybrat na jeden formulář v účetním deníku.

Číslo záznamu v účetním deníku je nabídnuto automaticky. Po vyplnění druhu dokladu (možno vybrat z nabídky pomocí F3), jeho čísla, datumu zápisu popř. dalších informací přejdeme do rozpisu vlastních operací, které jsou buď již vyplněny a my doplníme pouze částky nebo vše vyplňujeme ručně s možností výběru jak středisek, tak operací či čísel účtů z číselníků pomocí klávesy F3. Po zadání čísla účtu program kontroluje jeho přítomnost v účetním rozvrhu. Pokud účet v rozvrhu není, nedovolí nám systém toto číslo účtu použít a “nepustí” nás dál, dokud nezadáme číslo účtu, které v účtovém rozvrhu existuje – přímé zadání účtu můžeme provést po stisku klávesy Insert. Po zadání čísel účtů je kontrolována jejich souvztažnost dle číselníků souvztažností. Pokud se chceme podívat na obraty na účtě, který jsme zadali, pak toto zjistíme po stisku klávesy Ctrl+O. Tato kontrola nám zabrání zaúčtovat nějakou operaci na nesprávné účty. Do rozpisu je možno pomocí klávesy F5 vkládat nové řádky a pomocí klávesy F6 mazat řádky rozpisu. Pokud u některého řádku neuvedeme částky, bude tento řádek při zaúčtování dokladu vypuštěn. Po zápisu dokladu dojde k zaúčtování tj. aktualizují se obraty na účtech v rámci měsíce i celého roku, v případě, že je uvedeno číslo střediska, aktualizují se i obraty v rámci střediska.

Pokud v deníku hledáme nějaký záznam (může jít i o záznam zapsaný v jiném deníku, který se po zaúčtování promítl do tohoto centrálního deníku), použijeme funkci Najdi. Po spuštění této funkce se nastaví kurzor na položku Číslo zápisu a očekává se zadání tohoto čísla. Vzhledem k velkému počtu záznamů je vhodné použít výběru pomocí klávesy F3 – poté se objeví tzv. filtr, který nám umožní vybrat do výběrového okénka jen ty záznamy, které vyhovují výběrovému kritériu (kritériím). Zde si pak pohodlně vybereme hledaný záznam, který se nám vypíše na obrazovku.

Po vyhledání záznamu máme další možnosti práce se záznamem, které nám jsou opět nabídnuty ve spodním menu. Pokud budeme provádět Storno, záznam na obrazovce je příslušně označen a je k němu vystaven další záznam s opačnými částkami u jednotlivých operací.

V záznamech můžeme též listovat dopředu i dozadu pomocí funkce Další respektive Předchozí.

Pokud chceme záznamy vypsat v přehledné tabulkové formě, zvolíme funkci Vypiš. Pokud chceme zobrazit jen některé záznamy, zvolíme funkci Filtruj, po jejímž spuštění se objeví formulář, který nám umožní zadat výběrová kritéria a vybrat jet tu skupinu záznamů, o kterou máme zájem. Pokud ve filtru nezadáme žádné omezující podmínky a stiskneme tlačítko F2, budou ve výpisu k dispozici všechny záznamy deníku. Ve výpisu se pohybujeme tak, jak bylo popsáno v kapitole Obecný popis obsluhy – tzn. že můžeme výpis přetřiďovat, použít rychlého vyhledávání pomocí mezerníku apod. Libovolnou větu si též můžeme zobrazit ve formuláři, můžeme provádět storno (Del) i vkládat nové záznamy (Insert).

Upozornění:

Doklady, které byly nahrány v jiných tj. speciálních denících (např. došlé faktury v deníku přijatých faktur atd.), můžeme v tomto deníku vypisovat a prohlížet, ale nemůžeme je opravovat nebo stornovat. Tyto operace je nutno provádět v příslušném speciálním deníku.

Pozn.: Pokud sledujeme náklady a výnosy na zakázky, lze v účetním deníku zadávat číslo zakázky pro stranu MD i DAL po stisknutí klávesy F4. Vstup zakázek však musí být povolen v parametrech.

 

Přehled obratů a zůstatků

Tato funkce nám dává kompletní přehled o počátečních zůstatcích, obratech na straně MD a DAL a konečných zůstatcích na jednotlivých účtech po měsících a to od ledna až po aktuální měsíc (nastavený v parametrech). Po spuštění funkce se vypíše na displeji databáze všech účtů. Po najetí kurzorem na zvolený účet (zde můžeme též využít rychlého hledání pomocí mezerníku) a zadání Enteru se nám vypíše přehledná tabulka (viz. obr.7) s již zmíněnými obraty a zůstatky za jednotlivé měsíce pro tento konkrétní účet.

Pokud pracujeme se středisky popř. zakázkami (jsou povoleny v parametrech), objeví se v menu ještě stejná funkce pro střediska a zakázky a my tak můžeme získat přehled o zůstatcích a obratech na jednotlivých účtech pro jednotlivá střediska popř. zakázky. Příslušný účet pak bude v přehledu figurovat tolikrát, kolikati středisek popř. zakázek se týká.

Obr.7 – Příklad přehledu obratů a zůstatků na účtu 311

Pozn.:

Pokud pracujeme se středisky popř. zakázkami, můžeme zobrazovat přehledy obratů a zůstatků za střediska popř. zakázky. V menu jsou pak volby pro výpis těchto přehledů zpřís-tupněny.

 

Kompletní přehled saldokonta

Tato funkce umožňuje přehlednou tabulkovou formou zobrazit kompletní saldokonto. Výpis je setříděn dle jednotlivých saldokontních účtů a v rámci účtů pak dle jednotlivých variabilních symbolů. Vyhledání konkrétního variabilního symbolu se provede tak, že pomocí mezerníku otevřeme dotazovací okénko, do kterého zadáme číslo saldokontního účtu a dále pak zadáme variabilní symbol. Kurzor se nastaví na příslušný VS a pod sebe seřadí jednotlivé předpisy popř. platby – viz obr.: 8.

Obr. 8 – Kompletní přehled saldokonta

 

Počáteční zůstatky

Počáteční zůstatky zadáváme v případě, že s programem teprve začínáme a neprovedli jsme automatický převod pomocí uzávěrky z předchozího účetního období.

Tato funkce nám umožňuje nastavit počáteční zůstatky na jednotlivých účtech. Před spuštěním této funkce je nutno nejprve pečlivě vytvořit účtový rozvrh a zvláště pak specifikovat, zda je účet aktivní či pasivní, protože tato informace rozhoduje o straně, na kterou je počáteční zůstatek zapisován. Po spuštění funkce je vždy provedena kontrola s účtovým rozvrhem a v případě zapsání nového účtu do rozvrhu, je tento přesunut i do souboru kont a je možno zapsat jeho počáteční zůstatek. Konta jsou vypsána v přehledné tabulkové formě a ze spodního menu můžeme volit funkce Editace zůstatků nebo Tisk na tiskárnu. Pokud zvolíme editaci, můžeme doplňovat popř. opravovat počáteční zůstatky. Editaci provádíme tak, že najedeme kurzorem na

příslušný účet (opět možno využít všech předností rychlého výběru, přetřídění apod.) a po stisknutí klávesy Enter můžeme zadávat hodnotu počátečního zůstatku.

Po zadání počátečních zůstatků můžeme využít funkce pod klávesou F5, pomocí které se dle počátečních zůstatků otevřou jednotlivé účty zápisy v účetním deníku. Tam se zvláštním dokladem automaticky provedou zápisy pro otevření rozvahových účtů aktivních a rozvahových účtů pasivních. Pokud potřebujeme účtovat v novém období a neznáme konečné stavy na účtech z předchozího období, nastavíme takové zůstatky, které odpovídají momentálnímu stavu. Po uzávěrce v předchozím období se můžeme k zápisům o otevření účtů vrátit a upravit jejich poč. stavy.

Funkci opouštíme klávesou Esc nebo opětovným vyvoláním spodního menu a volbou konec.

Pokud je syntetický účet členěn na účty analytické, zadáváme počáteční zůstatky pouze u těchto analytických účtů a částky jsou automaticky přičteny k syntetice – stejně tak i opravy provádíme pouze u analytických účtů.

Pomocí klávesy Tab se nám na obrazovku vypíší sumy stran MD a DAL.

Zamezení dalšího vstupu zůstatků zabezpečíme ve funkci Parametry – konstanty nastavením parametru Vstup zůstatků na N.

Pozn.: Pokud jsme spustili funkci počáteční zůstatky před tím, než jsme měli definitivně zadán číselník účtový rozvrh, je možné, že se založí konta i pro účty, se kterými nebudeme později dále pracovat a z účtového rozvrhu je vymažeme. Takové účty však i nadále zůstávají v souboru Kont. Tyto účty ze souboru kont vymažeme tak, že v počátečních zůstatcích najedeme na tento účet a stiskneme klávesu Delete (Del). Po dotazu + kladné odpovědi bude konto vymazáno.

Pokud však v průběhu roku založíme nějaký nový účet, bude pro něj automaticky založeno konto.

 

Přepočet obratů a zůstatků

Tato funkce zajišťuje přepočet obratů a zůstatků na kontech po nestandardním ukončení programu nebo při podezření na chyby .

Před jejím spuštěním je nutno provést zaúčtování všech dávek. Přepočet se provede dle všech zápisů v účetním deníku. Pokud je v účetním deníku podezření na nějakou nestandardní operaci, jsme na tento fakt upozorněni a je vypsáno číslo dokladu. Tuto operaci doporučuji provést před “vyjetím” závěrečných sestav, po výpadku proudu, po zhroucení systému a pod.

 

Zaúčtování mezd

Tato funkce je zpřístupněna jen v případě, že je ve spouštěcí dávce nastaven parametr “M”, který zajišťuje přenos dat ze mzdového programu (pouze z programu dodaného naší firmou). Po spuštění funkce jsme dotázáni na měsíc zaúčtování. V účetním deníku je pak automaticky vytvořen a zaúčtován interní doklad s názvem MZDY za měsíc MM. Správnost zaúčtování je závislá na správném nastavení příslušných analytických účtů ve mzdovém programu.

 

Zaúčtování odpisů HIM a NIM

Tato funkce je zpřístupněna jen v případě, že je ve spouštěcí dávce nastaven parametr “E”, který zajišťuje přenos dat z programu Evidence majetku (pouze z programu dodaného naší firmou). Po spuštění funkce jsme dotázáni na měsíc popř období zaúčtování. V účetním deníku je pak automaticky vytvořen a zaúčtován interní doklad s účetními odpisy. Správnost zaúčtování je závislá také na správném nastavení příslušných analytických účtů v evidenčním programu.

 

Hromadná oprava účtování

Funkce umožňuje přeúčtovat všechny záznamy v rámci celého roku z jednoho analy-

tického (popř. syntetického) účtu na druhý. Tak můžeme zpětně opravit účtování tam, kde jsme např. omylem účtovali na nesprávný účet nebo tehdy, když jsme se rozhodli až v průběhu roku rozdělit syntetický účet na analytický a pod. Po opravě doporučuji provést přepočet obratů a zůstatků.

 

Přetřídění účetního deníku

Funkce Přetřídění účetního deníku umožní zpětné přetřídění účetního deníku dle data zaúčtování včetně opravy čísla účetního deníku na jednotlivých dokladech jednotlivých deníků (vyd.faktur, př. faktur, pokl. dokl., bank. výpisů). Tato funkce je vhodná tehdy, když se účetní data nahrávají např. na konci roku zpětně a není možno dodržet vždy časové řazení dokladů. Je nutno si však uvědomit, že se tím změní pořadové číslo interních dokladů a pokud již byly vytištěny, bylo by nutno je vytisknout znovu s novými čísly zápisu.