janotka.cz

Popis-obsluhy

Struktura uložení dat

 

Datové objekty – číselníky, pracovní soubory, prvotní doklady atd. – jsou uloženy na disku vždy ve dvou nebo více souborech. Soubory pro jeden datový objekt mají vždy stejný název a různé přípony. Příklad ukážeme na účetním deníku. Soubor má název DENIK. V souboru DENIK.DAT jsou uloženy základní identifikační údaje účetního případu a příslušného dokladu. V souboru RDENIK.DAT jsou uloženy údaje rozpisu jednotlivých účetních operací. Toto jsou základní datové soubory.

K nim patří dále tzv. indexové soubory, které jsou označené DENIK.IX a RDENIK.IX. Tyto indexové soubory zajišťují setřídění dat při výstupu nebo rychlé vyhledávání záznamů v souboru.

Výstupní sestavy jsou po vytvoření uloženy do souborů s příponou LST. Tyto soubory jsou po vytvoření okamžitě zobrazeny na displeji.

Při běžné práci se systémem uživatele tyto informace v podstatě nezajímají. Je ovšem potřeba o tomto vědět, pokud např. archivujeme soubory jiným způsobem než přes volbu Záložní kopie v základním menu, abychom zkopírovali všechny příslušné soubory.

Poznámka:

1) Při běžné práci s programem se nedostaneme do situace, že bychom museli pracovat se soubory na úrovni operačního systému. Pro vytváření kopií a obnovu indexových souborů, případně pro rušení souborů využíváme volbu Správa systému.

2) Indexové soubory, o kterých byla řeč výše (tj. soubory s příponu IX), lze kdykoliv při jejich narušení vytvořit znovu volbou Správa systému – Obnova indexů souborů. Pokud se systém chová podezřele, doporučujeme provést tuto obnovu indexů.

 

Aktualizace datových souborů

Aktualizace datových souborů, tj. zadávání nových údajů nebo oprava a změny dat, se provádějí jednotným způsobem téměř u všech datových souborů. Aktualizační program zároveň umožňuje i vyhledávání vět dle klíče či názvu, listování dopředu nebo dozadu a výpis dle různého třídění. Vstup dat se provádí přes formulář zobrazený na displeji. Formuláře jsou uloženy odděleně od programu v souborech *.FRM.

 

Řídící menu

Jednotlivé funkce programu se spouštějí pomocí menu v dolní části obrazovky. Některé volby mají další podvolby (submenu). Heslovitý popis funkce příslušné volby se zobrazuje ve spodním řádku obrazovky. Zde se také zobrazují chybové zprávy a údaj o počtu vět v souboru. V menu se pohybujeme pomocí šipek. Zvýrazněné okénko znamená vybrání určitého příkazu. Po stlačení Enter se příkaz vykoná. Rychlejší je pohybovat se v menu myší popř. zadáním prvního písmena příkazu. Pak se příkaz ihned vykoná i bez stlačení Enter. Návrat z podmenu nebo ukončení programu lze stlačením klávesy Esc, případně příslušnou volbou v menu.

 

Struktura menu

Přidej

Najdi

Oprav Tiskni (u některých deníků)

Vymaž (Storno)

Další Předchozí

Návrat

Vypiš

Filtruj

Rozpis řádků

Tiskni

Konec

Popis funkcí menu:

Přidej Zobrazí se vstupní formulář, pomocí kterého se vkládají nové věty. Pro řízení programu se používají vždy tzv. funkční klávesy. Jejich použití je vždy popsáno v helpu, který se nám zobrazí po stlačení F1. Dále se vždy používají dvě klávesy: Esc – data nebo provedené změny se neuloží (přerušení bez uložení dat), F2 – nová data nebo provedené změny se uloží (zápis s uložením na disk). Pokud vyplňujeme položku, která je vázána na číselník, stačí stisknout klávesu F3 – poté se na obrazovce objeví okénko s číselníkem, ze kterého můžeme položku jednoduše vybrat a pomocí klávesy Enter ji přenést do vyplňovaného formuláře.

Najdi Zobrazí se vstupní formulář a kurzor se nastaví na zadání klíče. Zadá se číslo a tlačítko Enter. Pokud v souboru není věta s tímto označením, vypíše se upozornění:

Věta se zadaným klíčem se nenašla.

Je možno vyhledávat také zadáním názvu nebo jeho prvních několika písmen. Vyhledá se položka se shodným názvem nebo nejbližší další v abecedním pořadí. Vybraná věta se zobrazí na obrazovce a je možno provádět operace dle zobrazeného submenu. Pokud soubor neobsahuje žádné věty (Počet vět 0), nahlásí se chyba.

Výběr lze provést také pomocí klávesy F3, po jejímž stisknutí se objeví okénko s položkami souboru.

Oprav – opravy se provádí přes vstupní formulář shodný jako u Přidej. Pro vstup položek platí stejná pravidla. Rozdíl je v tom, že máme položky formuláře již zaplněny údaji. Údaj můžeme opravit, vymazat nebo přepsat. Při editaci položky používáme standardně klávesy Home, End, Delete, Backspace. Celou položku lze vymazat nastavením na začátek a zadáním Ctrl-Y. Stejně jako u přidávání vět lze činnost přerušit stlačením Esc a opravy se neuloží. Při stlačení F2 se vstup ukončí, věta se uloží a na displeji zůstane zobrazena opravená věta.

Vymaž – tímto příkazem lze vymazat z datových souborů větu zobrazenou na displeji. Výmaz se provádí s dotazem. Po zadání A se věta vymaže a na displeji se zobrazí další v pořadí.

Tiskni – u některých deníků je možno přímo po vyhledání příslušného dokladu a jeho zobrazení na obrazovce tento vytisknout.

Storno – tímto příkazem se z datového souboru nic nevymaže, ale záznam v deníku je označen jako stornovaný. Pokud se toto provede v některém specializovaném deníku, pomítne se to i do deníku centrálního, ve kterém dojde k vytvoření storno zápisu s opačnými částkami. Pokud zvolíme funkci Storno u dokladu, který již byl stornován, je nám nabídnuta změna datumu storna.

Další – slouží pro “listování” dopředu. Na displeji se zobrazí další věta v pořadí. Přitom pořadí se určuje podle klíče, dle kterého byla vyhledána první věta. Pokud se dostaneme na konec souboru, objeví se upozornění na přeskok na první větu.

Předchozí – slouží pro “listování” dozadu . Zobrazí se předchozí věta v pořadí. Pořadí se určuje jako v předchozím případě. Pokud se dostaneme na začátek souboru, objeví se upozornění na přeskok na poslední větu.

Vypiš

Tato volba slouží pro operativní výpis na displej nebo tiskárnu. Vypisuje se buď celý obsah věty nebo jen vybrané údaje pro získání rychlého přehledu. Údaj o tom, jak je výpis setříděn je uveden v pravém horním rohu obrazovky. Přetřídění výpisu je možno provést stisknutím klávesy Tab – okamžitě je výpis seřazen dle dalšího klíče. Ve výpisu je možno se velmi rychle pohybovat šipkami nahoru a dolů, listovat klávesami PageUp (PgUp) a PageDown (PgDn) popřípadě “ská- kat na začátek souboru pomocí kombinací kláves Ctrl a PageUp nebo na konec pomocí Ctrl a PageDown. Pokud je na obrazovce vidět jen část informačního řádku (řádek je delší než 80 znaků), lze obrazovkou “posunovat” doleva či doprava šipkami vlevo a vpravo, popřípadě rychle skočit na začátek řádku pomocí klávesy Home, či na její konec pomocí klávesy End. Pokud stojí kursorové pravítko na určitém záznamu, můžeme tento záznam po stisku klávesy Enter vypsat do vstupního formuláře a provádět v něm opravy (pokud je to dovoleno). Ve výpisu je možno také větu, na kterou ukazujeme, vymazat popř. stornovat pomocí klávesy Del. Pokud jsme ve výpisu a chceme vložit do souboru další větu, stiskneme klávesu Insert, po které se objeví prázdný vstupní formulář a můžeme vyplňovat položky nové věty.

Ve výpisu můžeme použít také rychlé vyhledávání záznamů pomocí klávesy mezerník. Po stisknutí této klávesy se ve spodním řádku objeví okénko, do kterého dle třídícího klíče (viz informace o setřídění výpisu v pravém horním rohu) zadáme větší či menší část čísla nebo textu, který hledáme.

Příklad: Na obrazovce je výpis účtového rozvrhu setříděný dle čísel účtů. Nyní chci rychle najít účet s číslem začínajícím na 022. Stisknu mezerník a do vstupního okénka napíši 022 a stisknu Enter. Na obrazovce se okamžitě objeví stránka výpisu začínající účty 022. Nyní šipkou sjedu na konkrétní účet. Pokud bych však chtěl rychle vyhledat skupinu účtů začínajících písmeny “op”, musím nejprve stisknout klávesu Tab, tím se výpis okamžitě přetřídí dle názvů a poté stisknu mezerník a do vstupního políčka napíši písmena “op”. Po stisknutí Enteru se okamžitě na obrazovce objeví stránka výpisu začínající účty s textem “Op…..”.

Čím delší text do vstupního pole uvedu, tím detailnějšího výběru dosáhnu.

Filtruj

Před výpisem seznamu položek na obrazovku jsme dotázáni na výběrová kritéria, kterými můžeme ovlivnit výběr zobrazovaných položek.

Tiskni

Po spuštění této funkce jsme dotázáni na zadání výběrových kritérií. Po jejich zadání nebo jen prostým stisknutím F2 se provede vytvoření sestavy příslušného deníku nebo číselníku. Sestava je zobrazena na displej a dále s ní můžeme pracovat stejně jako ve výstupech-informacích.

Rozpis řádků

Funkce způsobí okamžitý výpis seznamu položek (všech řádků) ze všech zaúčtovaných dokladů. V tomto výpisu je přímo uvedeno zaúčtování řádku a pouhým ukázáním myší na nadpis sloupce a kliknutím levého tlačítka (samozřejmě, že funkce tabelátoru a pod. zůstávají nezměněné) můžeme vyhledávat přímo dle částky, var.symbolu, textu, čísla účtu atd.

Konec – Ukončí činnost programu, způsobí návrat do řídícího menu.

 

Ovládání programu pomocí myši

Pro někoho možná zbytečnou, ale pro někoho nezbytnou vlastností je možnost ovládání programů pomocí myši. Pokud si na obsluhu pomocí myši zvyknete, zjistíte, že jste schopni pracovat s programem daleko rychleji a operativněji. Jako téměř nezbytné se toto ovládání jeví tehdy, když program provozujeme pod Windows a pracujeme v okně a ne přes celou obrazovku. Tehdy oceníte tuto funkci i další vlastnosti Windows, kdy si můžete např. v jednom okně rozjet účetnictví r. 2002 a ve druhém r. 2003 a jen prostým přesunutím a poklepnutím myši přecházet z jednoho okna do druhého a porovnávat tak např. některé údaje. Pro lepší orientaci a vysvětlení uvedu některé zásady pro práci s myší:

  • Levé tlačítko pracuje jako Enter, pravé tlačítko jako Esc.
  • Obsluha menu – najedeme na příslušnou volbu, stiskneme levé tlačítko a funkce se rozjede. Pokud se z jednoho menu otvírá další, vracíme se do předchozího menu najetím na volbu tohoto menu a stiskem levého tlačítka následné menu zmizí a jste opět v původním menu. Pokud se z menu otevírá další a další (popř. další) menu, nemůžete přímo přejít do 1. úrovně, ale buď musíte postupovat vždy o jedno menu níže nebo stlačujete pravé tlačítko a tím vždy poslední menu odvoláte.
  • V denících při pořizování a opravách můžete ukázat jen na určitou položku a tak rychle opravit jen tu hodnotu, kterou potřebujete, aniž byste zdlouhavě “přejížděli” přes mnoho předchozích položek.
  • Pokud jsou ve spodních řádcích uvedeny tzv. “horké klávesy” (F2, F3….) stačí pro jejich spuštění na ně (popř. na vysvětlující text) ukázat a poklepnout na levé tlačítko a funkce se spustí.
  • Pokud jsou v denících (číselnících) některé položky vázány na doprovodné číselníky, objeví se vedle položky trojúhelníček (u ) – ukázáním na tento znak a poklepem levého tlačítka myši docílíme stejný efekt jako při stisku F3.
  • Ve výběrových oknech (browserech) můžeme využít i posuvníku v pravém sloupci okna, kde jednak šipkami nahoru a dolů ovládáme pohyb po obrazovce popř. uchopením a táhnutím “čtverečku” docílíme rychlých skoků v příslušné databázi v rámci daného třídícího hlediska. Názorný přehled o možnostech v browserech–obr.5.


 

Vstup položky – editace

Při vstupu položek – zadávání údajů – se používá řádkový editor v konvenci Borland. Položky mají číselnou nebo textovou hodnotu. Obecně se jedná o tzv. alfanumerický znakový řetězec, který zde nazýváme textem. Při zadání nepovoleného znaku se ozve zvukový signál a znak se ignoruje. Editor pracuje permanentně v režimu INSERT – tj. vkládání znaků. Lze použít tyto funkční klávesy (je zde použito označení z americké klávesnice, kterou používá 90% uživatelů):

Home

skok na začátek textu

End

skok na konec textu

Delete

výmaz znaku nad kurzorem

Backspace nebo horní <–

výmaz znaku vlevo do kurzoru

Ctrl-Y

výmaz celého textu položky

šipka vlevo

pohyb kurzoru vlevo

šipka vpravo

pohyb kurzoru vpravo

PageUp, PageDown

stránkování v rozpisu

Tab

skok mezi identifikační a rozpisovou částí formuláře

(u číselníku skok mezi základními údaji a poznámkou)

Pokud chceme opravit dříve zadaný údaj máme dvě možnosti :

  1. Začneme psát nový text. Starý text po zadání prvního alfanumerického znaku zmizí a – přepíše se novým.
  2.  Zadáme některou z funkčních kláves (např. najedeme šipkou na příslušný znak který chceme opravit) a provedeme opravu textu.

Zadávání datumu

Velmi častým údajem, který se v systému zadává je datum. U některých vstupů, obvykle při zadávání parametrů pro tisk, se implicitně zobrazí systémové datum nebo posledně zadané datum. Vždy je možno jej přepsat.

Datum se obecně zadává ve tvaru DD.MM.RRRR ve volném formátu. To znamená, že se nemusí zadávat levostranné nuly a nemusí se zadávat rok – bere se rok nastavený v souboru konstant (volba Parametry – Konstanty). Při vstupu datumu se obvykle poprvé objeví datum nastavené v počítači (systémové datum), které můžeme přepsat. U dalšího dokladu se již automaticky objevuje datum zadané v předchozím dokladu.

Příklad:

Pokud je v konstantách nastaven rok 2003, pak mají všechny tyto způsoby zadání datumu stejnou platnost:

4.2 nebo 4.2. nebo 4.02 nebo 04.2 nebo 4.2.03 nebo 04.2.03 nebo 04.02.03 nebo 4.2.2003 nebo 4.02.2003 nebo 04.2.2003 nebo 04.02.2003

Pozn.:

Pokud máme nainstalovanou podporu češtiny typu LATIN II, lze u datumů místo tečky zadávat i čárku v duchu pravidel z předchozího příkladu.

Zadávání čísel

Při zadávání čísel můžeme desetinnou část oddělit tečkou nebo čárkou. Pokud je desetinná část nulová, zadáme pouze celé číslo bez oddělovače. Pokud číslo obsahuje pouze desetinnou část stačí jej psát ve tvaru .xx nebo ,xx

Reakce na dotaz (hlášku)

Při vstupu dat se občas objeví nějaký dotaz či hlášení s uvedením možných odpovědí. To písmenko, které je nastaveno jako velké se bere automaticky (implicitně) při stisku jakékoliv klávesy. pokud chceme, aby se provedla reakce dle malého písmenka, musíme bezpodmínečně zadat klávesu s tímto znakem.

Spodní nápověda

Ve spodním (24.) řádku jsou v každém okamžiku práce systému zobrazeny funkční klávesy, které můžeme momentálně použít. Ve 23. řádku se vypisuje informace o konkrétní položce, kterou máme zadat včetně jejího charakteru:

ZNAK – znaková položka (obsahuje libovolné alfanumerické znaky)

NUM – numerická položka (obsahuje čísla, popř.mínus, popř.desetinnou tečku či čárku).

 

Chybová a jiná hlášení

 

Chybová hlášení nebo upozornění programů se vypisují ve spodním řádku obrazovky a současně se ozve zvukový signál. Potom program čeká na potvrzení, že jsme hlášku zaregistrovali. Je tedy nutné stlačit libovolnou klávesu, chybové hlášení zmizí a program pokračuje dál. Nejběžnější hlášky se objevují v těchto případech:

  • Pokud chceme uložit větu se stejným klíčem objeví se chybové hlášení:

Věta s tímto klíčem již existuje!

Je nutno zadat jiný klíč a uložení zopakovat nebo stlačením Esc operaci přerušit.

  • Pokud chceme uložit větu bez názvu klíče, nahlásí se:

Nebyl zadán název!

  • Pokud chceme uložit větu bez zadání klíče, nahlásí se :

Nebyl zadán přístupový klíč!, popř. se vypíše název

položky, kterou je nutno zadat .

  • Pokud jsou kontrolovány součty, je o chybě v kontrolních součtech vydána zpráva s uvedením nerovnajících se součtů
  • Pokud chceme nahrát doklad jiného měsíce, než je nastaven v parametrech, jsme na tento fakt opět upozorněni a program nám nahrání takového dokladu nedovolí.
  • Pokud soubor neobsahuje žádné věty, nelze s ním provádět jiné operace než přidání věty . Jinak se nahlásí chyba: Soubor je prázdný!

Další nejčastější chybou bývá zpráva NEDOSTATEK PAMĚTI, která se objeví při spuštění některé funkce v hlavním menu. Tato chyba je nejčastěji způsobena tím, že v souboru Config.sys je parametr Files nastaven na nižší hodnotu než 40 popř. operační paměť je příliš obsazena některými rezidentními programy apod. Chybu odstraníme úpravou souboru Config.sys nebo např. tím, že odstraníme další “zbytečné” rezidentní programy (mezní hranice pro chod programu je volná paměť o velikosti 580 KByte).

Další nejčastější chybou bude zpráva Indexový soubor… je porušen – mám jej obnovit? K této chybě mohlo dojít po předchozím nestandardním ukončení programu (výpadek proudu, Reset počítače apod.). Na tuto zprávu reagujeme tak, že dáme pokyn k provedení reindexace a poté bude soubor opět v pořádku. abychom měli však absolutní jistotu (že není porušen např. nějaký další soubor), je možné v takovém případě vyvolat reindexaci všech souborů z hlavního menu z funkce Správa systému – Obnova indexů.

Po nestandardním ukončení se může též objevit hláška, že soubor nebo číselník je prázdný. Většinou to neznamená, že soubor zmizel, ale že jsou pouze porušeny indexové soubory. V tomto případě opět spustíme funkci Obnova indexů.

 

  • 9900  Chybná cesta k souboru – překontrolujte nastavené cesty k číselníkům a datům v parametrech (str. 2).
  • 9901  Mnoho současně otevřených souborů – ukončete program a nastavte parametr Files v souboru CONFIG.SYS na 20.
  • 10030  Nedostatek paměti pro práci se soubory a klíči – ukončete program, odstraňte přebytečné rezidentní programy a znovu spusťte program. Proveďte eventuálně obnovu indexů
  • 10070  Chyba při čtení souboru z disku.
  • 10090  Nedostatek paměti při vytváření souboru.
  • 10100  Nedostatek paměti při otevření souboru – ukončete program a uvolněte operační paměť.
  • 10075  Chyba při zápisu na disk – na disku není dostatek místa k zápisu dat
  • 10110  Chyba na pevném disku – ukončete program a proveďte kontrolu popř. test disku.
  • 10410  Chceme provádět obnovu indexů u neexistujícího souboru.Toto se může objevit např. při snaze obnovit indexy u všech souborů (i když některé ještě nebyly vytvořeny).

 

V tomto případě se nejedná o chybu – zprávu pouze odklepneme libovolnou klávesou a indexace pokračuje dál.

 

Chyby vstupu/ výstupu

 

  • 100  Disk read error – Chyba čtení z disku

K této chybě může dojít po opětovném spuštění programu např. po výpadku el. Energie nebo poruše počítače. Proveďte obnovu indexových souborů. Pokud by se chyba opakovala, je nutno zkontrolovat, zda je v pořádku hard disk popř. provést obnovu souboru ze záložní kopie.

  • 101  Disk write error – Chyba zápisu na disk

Obvykle nastane v případě, že je disk plný. Zejména při práci s disketami. Uvolněte místa na disku a zkuste znovu.

  • 103  File not open – Soubor není otevřen.

Zřejmě narušeny indexové soubory nebo chyba na disku.

  • 150  Disk is write protected – Disk je chráněn proti zápisu

Obvykle při práci s disketami. U 31/2” diskety musí být zakryté okénko.

  • 152  Drive not ready – Mechanika není připravena

V mechanice není zasunuta disketa

  • 159  Printer out of paper – Tiskárna nemá papír.

Obvykle v důsledku chybné manipulace s tiskárnou pokud se používají volné listy papíru. Pro manipulaci je jednodušší používat skládaný tabelační papír.

  • 160  Device write fault – Chyba v zápisu zařízení

Došlo k poruše nebo odpojení zařízení (obvykle při práci s tiskárnou).

  • 161  Device read fault – Chyba ve čtení zařízení

Zkuste vypnout a zapnout počítač a provést operaci znovu. Pokud se chyba opět objeví je zřejmě závada na disku.

 

Další možné chyby při běhu programu:

 

2 File not found – Soubor se nenašel

Program nemůže najít určitý soubor (jeho jméno se vypíše s chybovou hláškou). Zkontrolujte, zda nedošlo omylem k jeho vymazání z disku a případně proveďte obnovu ze záložní kopie.

3 Path not found – Cesta se nenašla

Program nemůže najít určitou cestu k souboru (její název se vypíše s chybovou hláškou). Cesta byla buď zrušena nebo není vůbec vytvořena. Je potřeba cestu vytvořit nebo změnit její nastavení.

4 Too many open files – Mnoho otevřených souborů

Nebyla dobře provedena instalace programu. Je potřeba upravit nebo doplnit v CONFIG.SYS příkaz FILES=40 (může být i více než 40).