janotka.cz

Evidence závazků

V této funkci provádíme veškeré operace s deníkem přijatých faktur, zaúčtování dávky faktur, popř. párování faktur s bankovními doklady a vystavování příkazů k úhradě.

 

Deník přijatých faktur

 

Do deníku přijatých faktur se zapisují všechny přijaté faktury v chronologickém sledu. Každé faktuře je automaticky přiděleno interní číslo. Tvar interního čísla závisí na čísle 1. faktury – automaticky se předpokládá číslování od 1, ale je možno nastavit číslování např. na formát 99xxx (v čísle faktury můžeme použít i abecední znaky).
 

Obr. 13 Přijatá faktura

 

Postup práce s deníkem je obdobný jako u univerzálního účetního deníku, tj. po zobrazení základního formuláře volíme ze spodního menu (Přidej-Najdi-Vypiš-Filtruj-Tiskni-Konec) příslušnou funkci.

Pokud zvolíme funkci Přidej, je nám automaticky nabídnuta množina účetních případů (tak, jak jsme si je předdefinovali), které se váží k přijatým fakturám. Pokud si vybereme jeden z nich, zabezpečíme tak automatické rozúčtování (předkontaci) faktury dle tohoto předdefinovaného případu. Pokud případ nevybereme, musíme vše vyplňovat ručně! V případě, že jsme tedy vybrali předdefinovaný případ, automaticky se nám doplní text, typ dokladu a čísla účtů. My musíme vyplnit údaje o dodavateli nebo je vybrat pomocí klávesy F3 z číselníku obchodních partnerů. Pokud partner v číselníku nefiguruje, vyplníme jeho údaje a při zápisu dokladu máme možnost tyto informace automaticky přenést do číselníku partnerů a tímto způsobem jej aktualizovat.

Po vyplnění všech údajů identifikačního charakteru (u mnohých funguje opět výběr z nabídky pomocí klávesy F3) musíme zapsat částky bez daně v příslušných daňových kolonkách a daň z přidané hodnoty. Ta je vypočítána, ale je možno ji upravit dle hodnot uvedených na faktuře (zaokrouhlování apod.). Výpočet DPH slouží také ke kontrole a může být i signálem k reklamaci špatně vyplněné faktury.

Dle toho, do kterých daňových kolonek jsme ceny zapsali, dojde k jejich rozúčtování (předkontaci) na příslušné účty. Rozúčtování si můžeme prohlížet – po stisknutí klávesy Tab se na obrazovce objeví okno s detailním zápisem rozúčtování. Tento rozpis ještě můžeme změnit tj. můžeme provést rozúčtování na střediska apod. K tomu můžeme použít klávesu F5 – přidání řádku nebo klávesu F6 – výmaz řádku. Pokud zvolíme cestu ručního rozúčtování, musíme takto rozúčtovat celou částku faktury. Pokud bychom rozúčtovali pouze část (program by nevěděl, ke kterému účtu zbytek zaúčtovat), nedovolí nám program takto vyplněnou fakturu zapsat a nutí nás dokončit celé rozúčtování. Na vstupním formuláři je také neustále informace o rozúčtované částce. Po vyplnění položek záznamu můžeme pomocí klávesy F2 vydat příkaz k jeho zápisu do deníku. Do deníku můžeme takto nahrávat větší skupinu faktur; ty pak vytvářejí tzv. dávku, která však ještě není zaúčtovaná, tj. ještě se nepromítla do centrálního účetního deníku a neaktualizovala příslušné obraty na účtech. Takovouto dávku můžeme ještě libovolně opravovat, záznamy rušit apod. (tyto operace probíhají totiž zatím pouze v deníku faktur).

Mechanismus pro funkce Najdi a Vypiš jsou obdobné jako u deníku vydaných faktur, tj. vyhledávání i výpis lze opět provádět přes Filtr.

U přijatých faktur můžeme ještě na obrazovce sledovat některé speciální údaje jako je počet dnů prodlení popř. informaci o stavu. Pokud je záznam nahrán a nezaúčtován, objevuje se stav 0 nezaúčtováno. Po zaúčtování se objeví stav 1 - nespárováno. Po spárování s bankou se mohou objevit stavy: 2 - spárováno úplně, 3 – spárováno částečně, 4 – přeplaceno. Stav 9 je vyhrazen pro storno.

Na obrazovce je též informace o tom, zda jsme k dané faktuře vystavili příkaz k úhradě.

Pokud nedojde k automatickému spárování faktury s bankou, můžeme provést spárování ruční.

 

Zaúčtování dávky faktur

 

Pokud jsme nahráli dávku faktur, můžeme provést její zaúčtování, tj. promítnutí do centrálního účetního deníku se současnou aktualizací obratů na příslušných účtech (dle rozúčtování (předkontace)). Tuto funkci nemusíme nějak zvlášť hlídat, musíme si však uvědomit, že pokud chceme pracovat s určitými výstupy apod., měla by být tato dávka již zaúčtována. Pokud jsme zaúčtování touto funkcí neprovedli, jsme na tento fakt upozorněni při ukončení programu. Pokud i tehdy zaúčtování odložíme, jsme na fakt, že v systému figuruje nezaúčtovaná dávka upozorněni při novém spuštění programu.

 

 Příkazy k úhradě

 

Funkce slouží k vystavování hromadných nebo jednotlivých “papírových” příkazů k úhradě. Po zvolení této funkce se objeví Filtr (obr.14), který umožní vybrat pro příkaz jen ty faktury, které dle nastavených kritérií vybrat chceme (datum splatnosti, částka apod.). Vybrané faktury se vypíší do tabulky a my nyní provedeme jejich výběr na příkaz k úhradě.

Pokud chceme vybrat k úhradě záznam, na nějž ukazuje ukazovátko, stiskneme klávesu Enter. Před záznamem se objeví značka a současně je cena faktury připočtena k celkové sumě, která se objevuje ve spodním pravém rohu. Pokud chceme některý záznam vyjmout zpět, opět na něj ukážeme a po opětovném stisknutí Enteru značka zmizí a částka se od sumy odečte. Pokud chceme uhradit jen část závazku, stiskneme na příslušném řádku klávesu Insert a zadáme poukazovanou částku. Po stisknutí klávesy F2 je příkaz vytvořen, nahrán do souboru, zobrazen na display s možností tisku. Soubor s tímto příkazem je v počítači do té doby, než se rozhodneme přepsat jej příkazem novým.

Pokud jsme vybrali k úhradě pouze jednu fakturu, bude vystaven Příkaz k úhradě, pokud jsme vybrali více faktur, vystaví se Hromadný příkaz k úhradě. V případě, že počet vybraných faktur převýší číslo 15, bude vystaveno více hromadných příkazů vždy po 15 řádcích.
 

Obr. 14 Filtr pro tvorbu příkazu k úhradě

Pozn.: Pokud máme nainstalován styk s bankou po telefonní lince, vystavujeme příkazy k úhradě ve volbě banka.

 

Závazky – doplňkové funkce

 

V rámci závazků můžeme pracovat s dalšími doplňujícími funkcemi:

  • Protokol o párování s bankou: tisková sestava, ve které lze nalézt veškeré informace o tom, jak probíhalo párování bankovních výpisů s přijatými fakturami. Každý výpis (popř. dávka) začíná na další stránce protokolu.
  • Protokol o párování s pokladnou: tisková sestava, ve které lze nalézt veškeré informace o tom, jak probíhalo párování pokladních dokladů s přijatými fakturami. Každý doklad (popř. dávka dokladů) začíná na další stránce protokolu.
  • Kontrola zaúčtování faktur: touto funkcí lze zkontrolovat, zda byly všechny faktury zaúčtovány. V případě, že bude odhalena nezaúčtovaná faktura, program se dotáže, zda ji chceme zaúčtovat. Kontrola je automaticky nabízena po každém zaúčtování dávky.
  • Kontrolní rozpis předkontace přijatých faktur: dosud nezaúčtované faktury se vypíší do sestavy, ve které je kompletní rozúčtování faktur. Tuto funkci je vhodné použít před vlastním zaúčtováním a tímto způsobem dávku překontrolovat.