janotka.cz

Evidence Pohledávek

V této funkci provádíme veškeré operace s deníkem vydaných faktur, zaúčtování dávky faktur, převod dávky faktur z programu “Výroba-expedice” , párování faktur s bankovními výpisy, popř. vystavování upomínek na nezaplacené faktury.

 

Deník vydaných faktur

Do deníku vydaných faktur se zapisují všechny vydané faktury v chronologickém sledu. Automaticky se sem zapisují také faktury převedené z programu Výroba-evidence, které se automaticky rozúčtují (předkontují) podle předem předdefinovaného předpisu s možností dalších zásahů.

Postup práce s deníkem je obdobný jako u univerzálního účetního deníku, tj. po zobrazení základního formuláře (viz.obr.9) volíme ze spodního menu (Přidej-Najdi-Vypiš-Filtruj-Tiskni-Konec) příslušnou funkci.

 

Obr.9 Formulář vydané faktury

 

Pokud zvolíme funkci Přidej, je nám automaticky nabídnuta množina účetních případů (tak, jak jsme si je předdefinovali), které se váží k vydaným fakturám. Pokud si vybereme jeden z nich, zabezpečíme tak automatické rozúčtování (předkontaci) faktury dle tohoto předdefinovaného případu. Pokud případ nevybereme, musíme vše vyplňovat ručně! V případě, že jsme tedy vybrali předdefinovaný případ, automaticky se nám doplní text, typ dokladu a čísla účtů. My musíme vyplnit údaje o odběrateli nebo je vybrat pomocí klávesy F3 z číselníku obchodních partnerů. Pokud partner v číselníku nefiguruje, vyplníme jeho údaje a při zápisu dokladu máme možnost tyto informace automaticky přenést do číselníku partnerů a tímto způsobem jej aktualizovat. Tento mechanizmus se uplatňuje i při automatickém převodu faktur z programu Výroba-expedice.

Po vyplnění všech údajů identifikačního charakteru (u mnohých funguje opět výběr z nabídky pomocí klávesy F3) musíme zapsat částky bez daně v příslušných daňových kolonkách a daň z přidané hodnoty. Ta je vypočítána, ale je možno ji změnit. Dle toho, do kterých daňových kolonek jsme ceny zapsali, dojde k jejich rozúčtování (předkontaci) na příslušné účty. Rozúčtování si můžeme prohlížet – po stisknutí klávesy Tab se na obrazovce objeví okno s detailním zápisem rozúčtování (Obr.10). Tento rozpis ještě můžeme změnit tj. můžeme provést rozúčtování na střediska apod. K tomu můžeme použít klávesu F5 – přidání řádku nebo klávesu F6 – výmaz řádku. Pokud zvolíme cestu ručního rozúčtování, musíme takto rozúčtovat celou částku faktury. Pokud bychom rozúčtovali pouze část (program by nevěděl, ke kterému účtu zbytek zaúčtovat), nedovolí nám program takto vyplněnou fakturu zapsat a nutí nás dokončit celé rozúčtování. Na vstupním formuláři je také neustále informace o rozúčtované částce.

 

Obr.10 Rozúčtování vydané faktury

 

Po vyplnění položek záznamu můžeme pomocí klávesy F2 vydat příkaz k jeho zápisu do deníku. Do deníku můžeme takto nahrávat větší skupinu faktur; ty pak vytvářejí tzv. dávku, která však ještě není zaúčtovaná, tj. ještě se nepromítla do centrálního účetního deníku a neaktualizovala příslušné obraty na účtech. Takovouto dávku můžeme ještě libovolně opravovat, záznamy rušit apod. (tyto operace probíhají totiž zatím pouze v deníku faktur).

Mechanismus pro funkce Najdi a Vypiš jsou obdobné jako u univerzálního účetního deníku. Funkce Filtruj je opět vyhledávání a výpis po zadání výběrových kritérií.

 

U vydaných faktur můžeme ještě na obrazovce sledovat některé speciální údaje jako je počet dnů prodlení popř. Informaci o stavu. Pokud je záznam nahrán a nezaúčtován, objevuje se stav 0 – nezaúčtováno. Po zaúčtování se objeví stav 1 – nespárováno. Po spárování s bankou se mohou objevit stavy: 2 - spárováno úplně, 3 – spárováno částečně, 4 – přeplaceno. Stav 9 je vyhrazen pro storno, stav 7 pro převod nezaplacených faktur z předchozího období. Pokud by z nějakého důvodu nedošlo k zaúčtování faktury, je možno nastavit stav na 8 (ve funkci oprava) a znovu doklad zaúčtovat.

Na hlavním formuláři vydané faktury vpravo dole se zapisují informace o datu, výšce úhrady a dokladu, kterým byla úhrada provedena. Tyto informace jsou zapisovány automaticky po zaúčtování příslušného bankovního výpisu nebo pokladního dokladu. Počet těchto zápisů je omezen na 20. Pokud se nějaká úhrada na danou fakturu automaticky nezapíše (ani po vyčerpání všech možností jako je oprava var. symbolu, dodatečné párování atd.), je možno úhradu na fakturu zapsat ručně (je nutno dodržet formáty zápisu typu a č. dokladu). Ručně lze i úhradu vymazat a to pomocí klávesy F6.

Ve funkci Vypiš pak můžeme faktury vyhledávat dle různých třídících hledisek (přetřídění klávesou Tab) a zadáním výběrového kritéria po stisku mezerníku. Můžeme též tisknou “Košilky” (Ctrl+T) nebo opis dokladu v úč. deníku (Ctrl+D). Vybranou fakturu též můžeme opravovat (Enter) nebo mazat (neaktuální rok) či stornovat (Del) nebo zadávat novou (Insert).

 

Pomocný deník vydaných faktur

 

Někdy se objeví potřeba vystavit přímo odběratelskou fakturu bez vazby na skladový nebo expediční program. Pro správný chod této funkce je vhodné ale ne nutné nejprve doplnit položky v číselníku CENÍK, do kterého si zavedeme položky, které chceme pro fakturaci využívat. Identifikace ceníkových položek může být číselná i alfanumerická. Je nutno podotknout, že jde opravdu o ceník a ne o sklad. Tyto položky pak můžete použít pro čerpání z nabídky pro fakturaci, přičemž výhodou je, že položky si s sebou ponesou již informaci o čísle účtu a výši DPH.

 

Vlastní vystavení faktur pak probíhá tak, že zvolíme účetní případ (ten je vhodné si též předdefinovat) a pak budeme vyplňovat jednotlivé položky tak, jako u klasické vydané faktury. Po zadání účtu odběratelů se sama otevře tabulka “rozúčtování”, ve které můžeme, ale nemusíme čerpat v položce skl.č. (pomocí F3) z ceníku. Postupně vyplňujeme jednotlivé řádky, přičemž můžeme do textu napsat i nějakou zprávu (viz obr. 11). V tomto případě nesmíme vyplnit položku účet Dal a částka.

Po zápisu všech položek do rozúčtování “projedeme” položky cena a DPH – položka se po projetí sama vypočte a zanese do rozúčtování. V prave části jsou texty a identifikační údaje, které je vhodné na fakturu uvádět. Po pokynu k zápisu budeme dotázáni, zda se má fakturu vytisknout. Abychom takto vystavené doklady přenesli do deníku vydaných faktur, spustíme funkci “Převod faktur z pomocné FAKTURACE” . V této funkci budeme dotázáni na měsíc a číslo od-do, takže lze přenést všechny dosud nepřevedené faktury (zadáte pouze měsíc), nebo jen ty, které chcete (zadat i čísla od-do). Po převodu s fakturami pracujeme již jako se všemi jinými. Pozor jen na kolizi s číselnou řadou faktur z jiných programů – např. VÝROBA, FAKTURACE A SKLAD!

Tisk faktur lze kdykoliv opakovat. Tato fakturace je pomocná a slouží jako doplňková funkce. Pokud má mít fakturace vazbu na sklad a pod., je nutno volit specializované programové moduly.

 

Obr. 11 Pomocný deník vydaných faktur

 

Zaúčtování dávky faktur

 

Pokud jsme nahráli dávku faktur nebo ji získali převodem z programu Výroba-Expedice, můžeme provést její zaúčtování, tj. promítnutí do centrálního účetního deníku se současnou aktualizací obratů na příslušných účtech (dle rozúčtování (předkontace)). Tuto funkci nemusíme nějak zvlášť hlídat, musíme si však uvědomit, že pokud chceme pracovat s určitými výstupy apod., měla by být tato dávka již zaúčtována. Pokud jsme zaúčtování touto funkcí neprovedli, jsme na tento fakt upozorněni při ukončení programu. Pokud i tehdy zaúčtování odložíme, jsme na fakt, že v systému figuruje nezaúčtovaná dávka upozorněni při novém spuštění programu (pokud tak máme nastaveny parametry).

Po zaúčtování dávky se program zeptá, zda chceme provést následnou kontrolu. Pokud ano, jsme vyzváni k zadání prvního čísla dokladu, od kterého chceme kontrolu provádět.

 

Převod faktur z programu Výroba a expedice (VYRAEX)

 

Funkce zajišťuje převod vydaných faktur z programu VYRAEX. Funkce se spustí pouze tehdy, jestliže v adresáři (nastaveném v parametrech-konstanty v řádku “dávka faktur”) existuje soubor s vytvořenými fakturami VYFAK.TXT. Po provedení převodu se faktury nahrají do deníku vydaných faktur, rozúčtují se dle standardního předpisu nebo dle předpisu z programu VYRAEX a vytvoří dávku nezaúčtovaných faktur. Původní soubor VYFAK.TXT je přejmenován na VYFAK.ZPR. Pokud by bylo z nějakých důvodů nutno provést převod znovu, musel by se soubor opět přejmenovat (ručně) na VYFAK.TXT a převod spustit znovu. V programu VYRAEX je třeba nastavit ve funkci Parametry – Napojení na účetnictví čísla účtů, dle kterých budou faktury automaticky rozúčtovány (obr.12). V programu VYRAEX se před převodem nastaví v parametrech měsíc na požadovanou hodnotu (měsíc převáděných faktur). Nyní spustíme funkci Zaúčtování faktur s parametrem 1 – výpočet a faktury se nahrají do souboru VYFAK.TXT.

Obr. 12 Tabulka pro zadání účtů pro vydané faktury v programu VYRAEX

Pozn.: Výrobky, které nebudou mít v číselníku v položce účet uvedeno nic, budou zaúčtovány dle řádku 0 (tabulky dle obr.12), pokud budeme chtít, aby se některý výrobek, zboží nebo služba účtovaly dle jiného předpisu, uvedeme v pol. účet číslo příslušného řádku.

 

Převod faktur z pomocné fakturace

 

Funkce zajišťuje převod vydaných faktur z pomocného deníku vydaných faktur. Po vystavení faktur v tomto deníku je můžeme buď hned nebo po dávkách převést do deníku vydaných faktur a nechat zaúčtovat. Při přenosu do deníku vydaných faktur dochází ke kumulaci dle analytických účtů, čímž se docílí redukce počtu řádků v rozpisu.

 

Pohledávky – doplňkové funkce

 

V rámci pohledávek můžeme pracovat s dalšími doplňujícími funkcemi:

  • Upomínky – pokus o smír: zde můžeme vystavovat příslušné upomínky pro neplatiče z řad odběratelů. Formu výpisu je možno modifikovat zadáním výběrových kritérií.
  • Upozornění pro neplatiče: jiná forma upomínek pro všechny nebo jen vybrané neplatiče.
  • Protokol o párování s bankou: tisková sestava, ve které lze nalézt veškeré informace o tom, jak probíhalo párování bankovních výpisů s vydanými fakturami. Každý výpis (popř. dávka) začíná na další stránce protokolu.
  • Protokol o párování s pokladnou: tisková sestava, ve které lze nalézt veškeré informace o tom, jak probíhalo párování pokladních dokladů s vydanými fakturami. Každý doklad (popř. dávka dokladů) začíná na další stránce protokolu.
  • Kontrola zaúčtování faktur: touto funkcí lze zkontrolovat, zda byly všechny faktury zaúčtovány. V případě, že bude odhalena nezaúčtovaná faktura, program se dotáže, zda ji chceme zaúčtovat. Kontrola je automaticky nabízena po každém zaúčtování dávky.
  • Výmaz chybných faktur: v této funkci lze vymazat interval faktur, které zatím nebyly za-účtovány. Takto lze např. vymazat chybně převedené faktury z programu Výroba.
  • Kontrolní rozpis předkontace vydaných faktur: dosud nezaúčtované faktury se vypíší do sestavy, ve které je kompletní rozúčtování faktur. Tuto funkci je vhodné použít tam, kde se faktury zadávají do deníku ručně a před vlastním zaúčtováním je vhodné je tímto způsobem překontrolovat.